Büroangestellte/r / Empfangsmitarbeiter/in / Büroorganisator/in (m/w/d)

Jobzusammenfassung

Wir suchen für unseren Standort in Pessin eine/n gut organisierte/n und proaktive/n Büroangestellte/n mit Empfangsfunktion, die/der die täglichen Büroabläufe koordiniert, die Ablagesysteme pflegt und für einen reibungslosen und effizienten Arbeitsablauf sorgt. Zu den Aufgaben gehören Empfangstätigkeiten, administrative Unterstützung, Koordination und Büroorganisation.

Hauptverantwortlichkeiten

Rezeption & Empfang

• Begrüßen und betreuen Sie Besucher professionell und freundlich.
• Anrufe entgegennehmen, filtern und weiterleiten
• Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Post und Lieferungen
• Sorgen Sie für einen sauberen und einladenden Empfangsbereich.

Administrative Unterstützung

• Allgemeine administrative Unterstützung für Management und Mitarbeiter
• Termine und Besprechungen planen und Kalender verwalten
• Dokumente, Berichte und Korrespondenz erstellen
• Büromaterial bestellen und Lagerbestand verwalten

Büroorganisation und Ablage

• Physische und digitale Ablagesysteme pflegen und organisieren
• Gewährleisten Sie eine genaue Datenerfassung und einen einfachen Dokumentenabruf.
• Ablage und Verwaltung von tierärztlichen Bescheinigungen in Papierform und zugehörigen Dokumenten
• Archivieren Sie veraltete Dokumente gemäß den Unternehmensrichtlinien.

Betrieb & Koordination

• Stellen Sie sicher, dass die Fahrtenbücher der Firmenfahrzeuge korrekt geführt und auf dem neuesten Stand sind.
• Reise und Logistik koordinieren, einschließlich:
  • Hotelbuchungen
  • Fahrerorganisation
  • Flughafenabholung
  • Restaurantreservierungen und Abendessen
• Abstimmung mit Lieferanten, Dienstleistern und Wartungspersonal
• Unterstützung interner Meetings und Veranstaltungen
• Gewährleisten Sie einen reibungslosen Büroalltag.

Anforderungen

• Nachweisliche Erfahrung in administrativen, Empfangs- oder Bürohilfsfunktionen
• Starke Organisations- und Multitasking-Fähigkeiten
• Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten
• Fließende Deutschkenntnisse (erforderlich) und gute Englischkenntnisse
• Kenntnisse in gängiger Bürosoftware (z. B. Microsoft Office)
• Detailorientierung und Problemlösungskompetenz
• Fähigkeit, mehrere Prioritäten und Logistikprozesse effizient zu managen
• Professionelles Auftreten und Verhalten

Bevorzugte Qualifikationen

• Erfahrung im Dokumentenmanagement oder in der Ablage von Dokumenten im Zusammenhang mit Compliance-Vorschriften
• Erfahrung in der Reise- oder Logistikkoordination
• Kenntnisse im Umgang mit Büroverwaltungstools oder internen Systemen
• Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten und Ergreifen der Initiative

Schlüsselqualifikationen

• Organisation und Zeitmanagement
• Koordination & Logistik
• Kundenservice & Kommunikation
• Liebe zum Detail
• Zuverlässigkeit und Professionalität
• Anpassungsfähigkeit